Para trabajar con seguridad y evitar incidencias, reúne en un único expediente la documentación, seguros y prevención de riesgos. Incluye evaluación, planificación, formación, vigilancia sanitaria cuando proceda y pólizas vigentes.
En España, el plan preventivo debe formar parte de la gestión desde el inicio. Este checklist aclara qué preparar, cuándo revisarlo y qué seguro corresponde.
PRL, seguro y permiso: tres pruebas distintas
Permisos, prevención y seguros prueban cosas distintas. El Ayuntamiento autoriza la venta, la PRL protege al personal y la póliza cubre daños económicos a terceros.
Qué acredita el permiso municipal
La autorización municipal de venta ambulante prueba que el Ayuntamiento permite vender en un lugar, día y modalidad concretos. Antes de pedir plaza, comprueba el alta censal y el alta en RETA.
Revisa también tu situación en el IAE cuando corresponda. La ordenanza municipal fija requisitos, productos permitidos y documentos.
El permiso municipal no sustituye ni la prevención ni el seguro.
Por qué la póliza no acredita prevención
El seguro de responsabilidad civil paga daños personales o materiales causados a otra persona. Solo paga dentro de los límites de la póliza.
La PRL busca evitar el daño mediante evaluación, medidas y formación. Una póliza vigente no prueba que alguien sepa montar una carpa o mover cargas.
Tampoco prueba que conecte equipos eléctricos con seguridad. Esa diferencia determina el contenido del expediente preventivo.
Documentos PRL: responsable, revisión y archivo
La documentación preventiva debe existir antes de asignar tareas. Debe reflejar los riesgos reales del puesto.
El empresario responde de que la documentación esté preparada. Puede contar con apoyo técnico externo.
| Documento | Quién responde | Cuándo se prepara o revisa | Conservación práctica |
|---|
| Plan de prevención | Empresario | Al iniciar y ante cambios de organización | Mientras siga la actividad y como prueba de gestión |
| Evaluación de riesgos | Empresario con apoyo preventivo | Antes de trabajar; tras accidentes o cambios | Mientras pueda exigirse responsabilidad |
| Planificación preventiva | Empresario | Tras evaluar riesgos y al concretar las medidas | Junto a la evaluación |
| Formación e información | Empresario | Antes de la tarea y con nuevos riesgos | Registro durante la relación laboral |
| Entrega de EPI | Empresario | Antes del riesgo; renovar por desgaste | Justificantes firmados y fechados |
| Vigilancia de la salud | Servicio de prevención | Cuando el riesgo lo justifique | Datos clínicos bajo custodia sanitaria |
Riesgos que no caben en una plantilla
La evaluación debe recoger caídas, golpes, atrapamientos, cargas, montaje y desmontaje. También debe valorar electricidad, incendio, viento, lluvia y calor.
Debe incluir seguridad alimentaria cuando proceda. Una evaluación de oficina no sirve para una carpa con pesos, baterías o vitrinas conectadas.
Cada puesto necesita riesgos propios y medidas concretas.
Cómo guardar pruebas sin perder tiempo
Ordena el expediente por permisos, seguros, PRL, personal, equipos eléctricos y mantenimiento. Guarda el recibo pagado de la póliza y los registros de formación.
Guarda también la entrega de EPI y las revisiones. Un documento fechado y firmado prueba más que una explicación verbal.
Ante una inspección, debes localizar el expediente sin buscar entre correos o carpetas personales. Separa permisos y altas, pólizas y recibos, evaluación, planificación, formación e información.
Separa también la entrega de EPI, vigilancia de la salud, mantenimiento y CAE. No guardes historiales clínicos junto al resto.
Cada archivo debe indicar fecha, versión, centro o evento y responsable de actualización. Mantén un índice con enlaces a los documentos.
No existe un formato digital único para todas las empresas.
La documentación debe estar disponible, ser legible y reflejar la situación real. Los justificantes firmados ayudan a probar qué medida se tomó y cuándo.
Seguro y CAE en recintos con varias empresas
El seguro de responsabilidad civil puede ser exigible por ordenanza, contrato o actividad concreta. Revisa quién lo pide, el capital mínimo, la franquicia y las exclusiones.
Seguro obligatorio, contractual o aconsejable
La póliza es obligatoria si una norma u ordenanza la exige. Es contractual si la imponen las bases del evento.
Es aconsejable si existe riesgo, aunque nadie la pida. La actividad declarada debe coincidir con la venta real.
| Situación | Qué revisar | Prueba que suelen pedir |
|---|
| Vehículo para reparto | Seguro obligatorio de circulación | Documentación del vehículo vigente |
| Puesto en vía pública | Ordenanza y convocatoria municipal | Certificado RC y recibo pagado |
| Mercadillo privado o feria | Bases y contrato del organizador | Capital mínimo indicado en bases |
| Alimentación o cosmética | RC de explotación y productos | Póliza con actividad bien descrita |
Cuándo entra la coordinación CAE
La coordinación de actividades empresariales, o CAE, permite compartir información preventiva entre empresas del mismo centro. El organizador puede pedir evaluación, formación, instrucciones de emergencia o seguro.
Puede pedirlos aunque la actividad dure un solo día. Es más habitual si se comparten cargas, electricidad, accesos y salidas de emergencia.
Este contenido no sirve a quien solo busca fechas, horarios o ubicación de mercadillos. Para visitantes, basta la información pública del evento. Estos requisitos interesan al comerciante ambulante, al titular de una autorización, al organizador y a las empresas de montaje o venta.
No todos los seguros tienen el mismo origen ni el mismo fin. Una norma puede imponer una cobertura concreta, como el seguro obligatorio de un vehículo.
Una ordenanza o licencia puede exigir responsabilidad civil para ocupar la vía pública. Las bases de una feria pueden fijar capitales, franquicias o certificados extra.
El convenio colectivo puede exigir seguros para la plantilla. Suelen ser seguros de accidente o vida, con cuantías y personas aseguradas concretas.
Esos seguros no equivalen siempre a una responsabilidad civil frente a terceros.
Las coberturas aconsejables dependen del riesgo real.
Valora RC de explotación, RC de productos, daños propios, mercancía y defensa jurídica. Antes de contratar, comprueba la obligación concreta.
Comprueba también que la póliza describa la actividad que realmente haces.
Resuelve tus dudas
Estas respuestas resumen los requisitos habituales.
¿El seguro de responsabilidad civil sustituye la PRL?
No. La póliza cubre daños a terceros según sus condiciones.
La PRL prueba evaluación, formación y medidas para evitar lesiones y accidentes.
¿Qué documentos PRL necesita un autónomo sin plantilla?
Un autónomo sin plantilla no tiene las mismas obligaciones internas que una empresa. Pero puede necesitar documentos CAE en un recinto organizado, obra o centro compartido.
El organizador puede pedir información sobre riesgos y medidas preventivas.
¿Cuándo debo revisar la evaluación de riesgos?
Revísala cuando cambien equipos, tareas, lugar o condiciones de trabajo. Revísala también tras accidentes o incidentes relevantes.
Una carpa pesada puede justificar una actualización.
¿Qué seguro suelen pedir para un mercadillo?
Suelen pedir responsabilidad civil, certificado y recibo pagado. La cuantía mínima depende de la ordenanza o de las bases del evento.
Pide ese importe por escrito antes de contratar.
¿Puede el organizador pedirme CAE por un solo día?
Sí. Un solo día no elimina los riesgos compartidos.
La carga, la electricidad y la evacuación pueden exigir coordinación preventiva entre participantes.
¿Cuánto tiempo guardo la documentación preventiva?
Guárdala mientras la actividad pueda generar responsabilidades y exista relación laboral. Los datos médicos deben quedar bajo custodia sanitaria separada.
No mezcles esos datos con el expediente general.
Lo esencial:- La autorización municipal permite vender, pero no prueba prevención ni cobertura de seguro.
- El seguro de responsabilidad civil cubre daños; la documentación PRL muestra cómo se evitan.
- Una evaluación válida debe incluir montaje, cargas, electricidad, clima y riesgos propios del puesto.
- Las bases del mercadillo y la ordenanza local fijan muchos requisitos de póliza y capital asegurado.
- La CAE puede ser necesaria en recintos compartidos, incluso en una actividad temporal.
Para saber más
Si deseas profundizar, aquí tienes algunos recursos de interés:
